Reklamaatioiden käsittely

OÜ Haldja Hambaravi reklamaatioiden käsittelytapa

Menettely
Kriittisen huomautuksen tai valituksen tapauksessa reklamaatiolomakkeen täyttää työntekijä, jolle huomautus/valitus esitettiin, ja toimittaa sen laitoksen johtajalle.

Mikäli huomautus/valitus tehdään puhelimitse, puhelun vastaanottaja täyttää reklamaatiolomakkeen ja toimittaa sen laitoksen johtajalle.

Reklamaatiot säilytetään ao. kansiossa. Reklamaatiolomakkeiden saatavuudesta, täytettyjen lomakkeiden keräämisestä ja käsittelystä vastaa laitoksen johtaja.

 

Reklamaation käsittely
Kaikki saapuneet reklamaatiot kirjataan reklamaatiorekisteriin. Kaikkiin asianmukaisesti esitettyihin valituksiin vastataan 10 päivän kuluessa valituksen jättämisestä.

Laitoksen johtaja vastaa valitukseen kirjallisesti, jos valitus ei edellytä erillistä tutkintaa tai tosiseikkojen perusteellista selvittämistä.

Muissa tapauksissa aloitetaan ratkaisumenettely. Laitoksen johtajalla on oikeus kutsua menettelyyn asiantuntijoita ja perustaa työryhmiä. Vastauskirjeet allekirjoittaa asiasta vastaava lääkäri.

Reklamaatioiden ratkaiseminen
Ratkaisumenettely aloitetaan seuraavissa tapauksissa:

  • vastauksen laadinta edellyttää tosiseikkojen selvittämistä tai tarkempaa tutkimusta
  • valituksen tekijä on ilmaissut haluaan saada kirjallinen vastaus
  • asian ratkaiseminen edellyttää asiantuntijan osallistumista

Asiasta vastaava työntekijä laatii alustavan vastauksen ja toimittaa sen 10 päivän kuluessa laitoksen johtajalle. Jos menettelyyn osallistuvat asiantuntijat arvioivat, että valituksen ratkaiseminen vaatii enemmän aikaa, asiasta tiedotetaan viipymättä laitoksen johtajalle ja sovitaan uudesta määräajasta. Valitukset, kriittiset kommentit ja ehdotukset käydään läpi niiden työntekijöiden kanssa, joita ne koskevat.

Palaute reklamaation tekijälle
Laitoksen johtaja lähettää reklamaation tekijälle kirjallisen vastauksen 10 päivän kuluessa reklamaation saamisesta. Jos valituksen ratkaiseminen vaatii enemmän aikaa, reklamaation tekijälle tiedotetaan uudesta määräajasta. Laitoksen johtaja vastaa vastauksen lähettämisestä reklamaation tekijän antamaan osoitteeseen.

Reklamaatioiden tai ehdotusten tekemiseksi asiakkaalla on oikeus ottaa yhteyttä seuraaviin virastoihin/laitoksiin:

Haldja Hambaravi
Pärnu mnt 30, Märjamaa, 78301, Raplamaa; s-posti: info@hambahaldjas.ee, puh: +372 48 22 293/ +372 578 774 74

Viron sairausvakuutuskassan Pärnun osasto
Lai 14, Pärnu, 80010; s-posti: parnu@haigekassa.ee; sihteeri: +372 447 7666, sairausvakuutuskassan lyhytnumero: 16363 (Viron ulkopuolelta soitettaessa +372 669 6630)

Pärnun maakuntahallitus (Pärnu Maavalitsus)
Akadeemia 2, 80088 Pärnu; s-posti: mv@mv.parnu.ee; puh: +372 447 9733

Viron terveysvirasto (Terviseamet)
Paldiski mnt 81, 10617 Tallinna; s-posti: kesk@terviseamet.ee; puh: +372 6943 500